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基于飞书如何把会开得卓有成效

飞书用户3664

1月23日修改

德鲁克指明开会内容，飞阅会指明开会形式。

会议汇报是企业经营过程中最常用到的管理动作。然而因为这项活动太过寻常，得到审视的机会极少，结果就是懂开会、会开会、能把会议开的卓有成效的企业很罕见。如何让会议汇报机制发挥应有作用，而不是流于形式、浪费时间是每位管理者值得投入精力考虑的组织要事。​

1.
以百人规模企业来看周例会，仅从人力成本角度考虑，2小时*50场*10人/场*100人均时薪=10W元；​

2.
不管是业务侧接受市场信息同步到内部，还是内部不同角色之间的信息同步， 会议汇报是企业内外信息同步最重要的渠道 ；​

3.
会议本质上是拿时间换结论，主要产出是共识和待办。然而现实情况是大部分会议时间浪费在信息同步上，只起到汇报作用，而没有发挥开会作用。​

从组织战略角度看会议汇报，为了应对不可避免的市场变化，最好的方式的通过机制设计来有效的发现机会，或至少让机会和问题受到同等的重视。传统的会议汇报机制，多以信息同步和反馈问题为主，因为时间有限且信息同步效率低，导致信息同步占据会议主要的时间， 问题没有得到充分的讨论，机会没有得到充分的探索。​

把会议汇报作为组织要事来思考，核心问题应该是：如何保障主要的会议时间放在 问题分析 和 机会探讨 上。​

德鲁克在《创新与企业家精神》里对会议汇报提供了一个有效的内容方向框架：​

画板

基于这个框架可以引申出会议汇报的三个层次：

1.
信息同步。 即最常见的，通过常规例会，每个人或每个部门轮流口头汇报一下上周工作和本周计划，信息同步占据了会议主要时间，人越多效率越低，很难有足够的时间和精力来分析问题，探索机会；​

2.
问题分析。 很多企业会分层开会，有管理层会议、部门会议、专项会议，这在一定程度上压缩了信息同步的时间，有机会针对问题，做出分析和探讨；​

3.
问题分析+机会探索。 想要关注机会，正如德鲁克书中所言：需要通过制度性设计，形成一种氛围和价值取向：关注机会，推崇创新。​

想要达成会议汇报的第三个层次需要从两个维度做出改变：从汇报信息收集上要通过结构化的设计，有意识地选择采集哪些信息，即借助汇报模版让需要被关注的信息被关注到，摒弃传统的【本周工作】、【下周计划】、【问题反馈与支持】常用三件套；从会议流程上通过实践创新在保障信息完整同步的情况下大幅压缩前面信息同步的时间，留出足够的时间和精力用来分析问题和讨论机会，人的注意力资源有限，在会议场景里同样适用。​

这里最推荐的形式，即字节跳动从亚马逊借鉴形成的一套会议汇报机制：飞阅会​

画板

上述流程对飞阅会模式做了一些延伸：

1.
也是最重要的： 重视汇报模版结构设计，而非仅仅是文档这种形式。 把模板的结构设计和迭代作为一种保障机制：确保分散在各板块、各环节数据采集的及时性和完整性，当然，这里存在一个前提：数据在多维表格里，才能无缝链接到文档里，如果关键数据在系统里，需要集成到多维表格后再同步到云文档里；​
就像大型企业依赖复杂系统的同时，依旧离不开excel和word一样，进入会议环 节的数据往往需要服务讨论和决策，需要结构清晰且足够简洁，在没有更好的形式之前，云文档依旧是最便于大家围绕着一起讨论的信息载体，就像一个大画板或数据中控台一样。​

2.
所有的机制设计最终目标应该是能够去 赋能 人 。​
首先是赋能高管层，通过一个端口（一张表或一篇文档）能随时了解想要知道的实时信息，并且能够从自己关注的维度直接看到各类数据，无需做二次操作；​
其次是赋能中层管理，通过统一的机制设计一方面保障信息快速同步，另一方面可以基于流程派发清晰的指令，为推动执行提供助力；​
最后是一线员工，可以在机制中很清晰的了解到需要做什么，哪怕是一个新员工，也能在标准工作流里找到自己的位置，通过简单培训，甚至自学，就能快速上手工作。​

好的会议汇报机制设计应当如何？现在也许有了部分答案：

1.
汇报用书面替代口头，用读替代说，前置背景信息同步是消除时间浪费的最佳手段；​

2.
压缩背景信息同步的时间，聚焦问题讨论和机会探索是会议效率的衡量标准；​

3.
聚焦问题和机会探索需要达成共识和产出待办，以此作为会议效益的衡量标准；​

4.
将常规会议汇报机制转变为企业数据的中控台，反向促进数据系统架构设计、保障数据采集的及时性和完整性。​